法人の電子帳簿保存法｜義務の範囲と5,000万円の判定

電子帳簿保存法への対応が必要と言われているが、部署ごとにメールで請求書を受け取っていて全体像がつかめない。高価なシステムを入れないと違反になるのか、どこまでやれば足りるのかが判断できない。

義務なのは、データでやりとりした請求書や領収書をデータのまま保存することだけです。帳簿の電子保存も紙のスキャンも任意です。前々事業年度の売上高が5,000万円以下なら検索要件も不要になります。専用システムは必須ではありません。

義務なのは電子取引データだけ

この法律は3つに分かれています。混同すると必要のない投資をすることになります。

電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意

会計ソフトの帳簿をデータで残す区分も、紙をスキャンして残す区分も、使うかどうかを自社で選べます。

対応していないこと自体が問題になることはありません。紙で保管し続けても差し支えありません。

スキャナ保存には解像度やタイムスタンプなどの要件があります。紙を捨てたいという目的がないなら、手を出す必要はありません。

電子取引データ保存だけが義務

注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに相当するデータをやりとりしたら、そのデータを保存しなければなりません。

法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある法人が対象です。規模を問わず該当します。

受け取った場合だけでなく、自社が送った場合も保存が必要です。見積書や請求書を送っている側も対象になります。

紙で受け取ったものはデータ化しなくてよい

対象はあくまでデータでやりとりしたものだけです。

郵送で届いた紙の請求書は、紙のまま保管して構いません。スキャンする義務はありません。

同じ取引先から紙とデータの両方で届く場合、データで届いた分だけがこの区分の対象になります。

同じ取引先から紙とデータの両方で届く場合、データで届いた分だけがこの区分の対象になります。

出典： 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

前々事業年度5,000万円で判定する

ここを先に確認します。該当すれば対応の負担が大きく変わります。

法人は前々事業年度の売上高で見る

電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高が5,000万円以下なら検索機能の確保は不要です。

個人事業者は前々年の1月1日から12月31日までで判定しますが、法人は事業年度単位です。決算月がずれる会社は起算点に注意してください。

設立から日が浅く前々事業年度が存在しない場合の扱いは、個別の事情によります。顧問税理士に確認してください。

書面を整理して提示できる場合も不要

売上規模にかかわらず、データを出力した書面を取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理して提示できるなら検索要件は不要です。

印刷して日付順・取引先順にファイリングしておく形です。これまで紙で管理してきた会社にはなじみやすい方法です。

ただし印刷する手間は毎月かかります。件数が多い会社ではファイル名を規則化するほうが結局は楽になります。

免除されてもダウンロードには応じる

検索要件が不要になる場合でも、税務調査でデータの提出を求められたら応じられる状態が必要です。

外付けドライブに退避させて普段は外している、という運用は避けてください。すぐ取り出せる場所に置いておきます。

データそのものの保存義務と改ざん防止の措置も残ります。免除されるのは検索の要件だけです。

データそのものの保存義務と改ざん防止の措置も残ります。免除されるのは検索の要件だけです。

出典： 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」

部署に散らばるデータを集める

法人でいちばん難しいのはここです。制度の理解より運用の設計に時間がかかります。

受け取り口を洗い出す

まず誰がどこで電子取引データを受け取っているかを一覧にします。

営業がメールで受け取る発注書、購買がサイトからダウンロードする納品書、総務がクラウドサービスから受ける利用明細。窓口は思ったより分散しています。

個人のメールボックスに残ったままだと、退職や異動で失われます。ここが実務上いちばんの穴です。

保存先を一か所に決める

洗い出したら、全社共通の保存フォルダを一つ決めて集約します。

共有ドライブでもクラウドストレージでも構いません。年度ごとにサブフォルダを分けると後で探しやすくなります。

各部署がそこへ入れるルールにします。経理が集めて回る運用は続きません。受け取った人が入れる形にしてください。

立替払いの分も対象になる

従業員が立替払いしたときの領収書データも電子取引の取引情報に該当します。

経費精算システムを使っているなら、そこに保存されているデータが要件を満たしているかを確認してください。

紙で提出させている場合、元がデータならそのデータも保存が必要です。精算のフローごと見直す必要があります。

改ざん防止は規程で足りる

費用をかけずに満たせます。システムの検討はその後で構いません。

事務処理規程を定めて守る

システム費用をかけずに導入できる方法として、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守るというやり方があります。

国税庁がサンプルを公開しています。自社の組織に合わせて部署名と手順を書き換えれば作れます。

作るだけでなく運用することが要件です。訂正や削除をするときの申請と承認の手順を決めて、そのとおりに動かします。

タイムスタンプやシステムでも満たせる

ほかにタイムスタンプを付与する方法や、訂正・削除の履歴が残るシステムで授受・保存する方法があります。

すでに使っているクラウドサービスにこの機能が付いていることがあります。新規契約の前に確認してください。

規程で足りる以上、システム導入は業務効率の観点で判断すればよく、法対応のために急ぐ必要はありません。

ディスプレイとプリンタを備え付ける

保存したデータを画面や書面で速やかに出力できる状態にしておくことも要件です。

パソコンとプリンタがあれば満たせます。プリンタを常設していない場合でも、調査時に近隣の有料プリンタ等で速やかに出力できる対応ができれば、常設していないことだけで要件違反にはなりません。

クラウドに置いている場合は、その場で開いて見せられるようにしておいてください。

クラウドに置いている場合は、その場で開いて見せられるようにしておいてください。

出典： 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

検索要件が必要な場合の満たし方

売上高が5,000万円を超える会社はこちらです。それでもシステムは要りません。

規則的なファイル名を付ける

データのファイル名に日付・金額・取引先を規則的に入れて特定のフォルダに集める方法があります。

「20260331_110000_株式会社◯◯.pdf」という形にします。フォルダの検索機能がそのまま使えます。

複数部署で運用するなら、命名ルールを文書にして配布してください。人によって書式が違うと検索できなくなります。

索引簿を作る方法もある

表計算ソフトで連番・日付・金額・取引先を並べた索引簿を作る方法もあります。

ファイル名を変える手間をかけたくない場合はこちらです。国税庁がサンプルを公開しています。

件数が多い会社では索引簿のほうが管理しやすいこともあります。どちらか自社に合うほうを選べば足ります。

二以上の項目を組み合わせられること

本来の検索要件では、範囲を指定した検索と、二以上の記録項目を組み合わせた検索ができることも求められます。

ただしダウンロードの求めに応じられるようにしている場合、この二つの要件は不要とされます。中小規模の会社ではここが実務的な落としどころです。

表計算ソフトの索引簿なら、フィルタと並べ替えで実質的に対応できます。

猶予措置が使えるとき

要件を満たせない場合の受け皿があります。ただし無条件ではありません。

相当の理由があれば適用される

要件どおりに保存できなかったことについて相当の理由がある場合に、猶予措置の適用を受けられます。

システムなどの整備が間に合わない場合など、原則的なルールに従って保存するための環境が整っていない事情があるときが該当します。

この場合、データを保存しておき、税務調査の際にダウンロードの求めと書面の提示に応じられれば足ります。

放置しているだけでは認められない

整備が整っているのに保存していない場合は、相当の理由があるとは認められません。

資金繰りや人手不足といった特段の事情がなく、単に対応していないだけなら猶予措置は使えません。

規模の大きい会社ほど、整備できない理由を説明しにくくなります。中小企業向けの逃げ道と考えないでください。

恒久的な措置だが依存しない

期限は設けられていませんが、相当の理由がなくなれば使えなくなります。

環境が整った時点で原則のルールに戻ります。いつまでも猶予に依存する設計は避けてください。

規程を作ってファイル名を決めるだけで原則の要件を満たせます。最初から原則で対応するほうが結局は楽です。

規程を作ってファイル名を決めるだけで原則の要件を満たせます。最初から原則で対応するほうが結局は楽です。

出典： 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

青色申告の承認への影響

取り消されるのではないかという不安が先行しています。国税庁の見解を確認します。

その事実だけで直ちに取り消されはしない

国税庁は、電子データが適正に保存されず出力した書面のみが保存されているものがあったとしても、そのような事実のみをもって直ちに青色申告の承認が取り消されるものではないとしています。

金銭の支出がなかったものと判断されるわけでもありません。一部に不備があっただけで経費が否認されるという理解は正確ではありません。

ただし保存義務がなくなるわけではありません。指摘を受けたら速やかに整えることになります。

整えるほど調査での説明が楽になる

保存の状態が整っていると、税務調査での確認がスムーズに進みます。

求められた資料をすぐ出せるかどうかで、調査にかかる日数が変わります。担当者の負担も違います。

罰則を避けるためというより、業務のためにやると考えるほうが定着します。

整然とした形式で出力できること

画面や書面への出力は、整然とした形式および明瞭な状態で速やかにできることが求められます。

画面のハードコピーでもよいかという論点があります。書面により作成される帳簿書類に準じた規則性を有する形式であることが必要です。

文字が切れていたり判読できなかったりするものは、適正に保存していたと認められない場合があります。

文字が切れていたり判読できなかったりするものは、適正に保存していたと認められない場合があります。

出典： 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」

社内で進める手順

経理だけで完結しません。各部署を巻き込む順序を決めます。

まず自社の判定を確定させる

前々事業年度の売上高を確認して、検索要件が必要かどうかを先に決めます。

5,000万円以下なら、保存先を決めて規程を作るだけで足ります。対応の重さがまったく変わります。

超えている場合は、命名ルールか索引簿のどちらで運用するかをここで決めます。

規程を作って周知する

国税庁のサンプルをもとに事務処理規程を作り、各部署へ配布します。

訂正や削除の手順、責任者、保存先を明記します。作っただけで周知していないと運用されません。

命名ルールを採用するなら、その書式も同じ文書に入れておくと管理しやすくなります。

受け取ったその場で保存する運用にする

月末にまとめるのではなく、受け取った担当者がその場で所定のフォルダへ入れる形にします。

溜めると必ず漏れます。メールの添付ファイルは特に流れやすいので、受信したら保存という習慣にしてください。

バックアップが取れる場所を選びます。データを失うと保存義務を果たせなくなります。

法人の電子帳簿保存法に関するよくある質問

実務へ落とし込むときに、相談として多く寄せられる論点をまとめます。

法人は何をすれば対応したことになりますか？

義務は電子取引データの保存だけです。

データでやりとりした請求書や領収書をデータのまま保存し、改ざん防止の措置をとることです。前々事業年度の売上高が5,000万円を超える場合は検索要件も必要になります。帳簿の電子保存や紙のスキャナ保存は任意で、対応しなくても問題ありません。

5,000万円はいつの売上高で判定しますか？

電子取引の日の属する事業年度の前々事業年度の売上高で判定します。

電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高です。個人事業者は前々年の暦年で判定しますが、法人は事業年度単位になります。決算月によって起算点が変わるので確認してください。

専用システムを導入する必要はありますか？

システムなしで規程とファイル名で満たせます。

ありません。改ざん防止は事務処理規程を定めて守ることで満たせます。検索要件もファイル名に日付・金額・取引先を入れるか、表計算ソフトで索引簿を作れば足ります。国税庁がどちらのサンプルも公開しています。

従業員の立替払いの領収書も対象ですか？

データで受け取ったものは立替払いでも対象です。

データで受け取ったものは対象です。会社業務として従業員が立替払いした場合の電子取引の取引情報も保存が必要になります。経費精算システムを使っているなら、そこでの保存が要件を満たしているかを確認してください。

対応が不十分だと青色申告が取り消されますか？

その事実のみで直ちに取り消されるものではありません。

国税庁は、電子データが適正に保存されず出力した書面のみが保存されているものがあったとしても、その事実のみをもって直ちに青色申告の承認が取り消されるものではないとしています。ただし保存義務がなくなるわけではありません。

プリンタを置いていない場合はどうなりますか？

速やかに出力できれば常設していないだけで違反にはなりません。

基本的には納税地等に備え付けておく必要がありますが、税務調査の時点で常設していない場合でも、近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力できれば、常設していないことのみをもって要件違反として取り扱われることはありません。