個人事業主の電子帳簿保存法｜義務なのは電子取引データだけ

電子帳簿保存法への対応が必要と言われるが、何をどこまでやればいいのか分からない。高いシステムを入れないと違反になるのか、紙の請求書もスキャンしないといけないのか、判断がつかないまま放置している。

義務なのは、メールやサイトでやりとりした電子取引データをデータのまま保存することだけです。帳簿の電子保存も紙のスキャン保存も任意です。改ざん防止と検索の要件は、事務処理規程とファイル名の付け方で満たせます。専用システムは必須ではありません。

義務なのは電子取引データだけ

この法律は3つの区分に分かれています。混同すると必要のない作業を抱え込みます。

電子帳簿等保存は任意

会計ソフトで作った帳簿をデータのまま保存する区分は、使うかどうかを自分で選べます。

紙に印刷して保管しても構いません。義務ではないので、対応していないこと自体が問題になることはありません。

一定の要件を満たして届出をすれば、青色申告特別控除65万円の要件である優良な電子帳簿として扱われます。こちらは使う価値があります。

スキャナ保存も任意

紙で受け取った請求書や領収書をスキャンしてデータで保存する区分も、任意の制度です。

紙のまま保管し続けて構いません。スキャンして紙を捨てたい場合にだけ使う制度だと理解してください。

スキャナ保存には解像度やタイムスタンプなどの要件があります。やらなくてよいなら手を出す必要はありません。

電子取引データ保存だけが義務

メールやサイトでやりとりした書類のデータは、データのまま保存しなければなりません。

申告所得税や法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある人が対象です。個人事業主も当然に含まれます。

受け取った場合だけでなく、自分が送った場合も保存が必要です。ここを見落としがちです。

受け取った場合だけでなく、自分が送った場合も保存が必要です。ここを見落としがちです。

出典： 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

何が電子取引データにあたるか

対象は広く見えますが、線引きははっきりしています。

紙でやりとりする書類の電子版

対象は注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当するデータです。

メールに添付されたPDFの請求書、通販サイトからダウンロードした領収書、クラウドサービスの利用明細などが該当します。

メール本文に金額や取引内容が書かれている場合、そのメール自体が保存対象になります。

紙でもらったものはデータ化しなくていい

対象はあくまでデータでやりとりしたものだけです。

郵送や手渡しで紙の請求書を受け取ったなら、紙のまま保管して構いません。スキャンする義務はありません。

同じ取引先から紙とデータの両方で届く場合は、データで届いた分だけがこの区分の対象です。

ファイル形式は問わない

保存する形式に決まりはなく、PDFに変換したものやスクリーンショットでも構いません。

受け取ったままのファイルを保存するのがいちばん簡単ですが、画面表示しかできないサービスならスクリーンショットで足ります。

見える形で残っていて、後から取り出せることが実質的な要件です。

改ざん防止は規程を作れば足りる

費用をかけずに満たせます。いちばん現実的な方法から見ていきます。

事務処理規程を定めて守る

システム費用をかけずに導入できる方法として、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守るというやり方があります。

国税庁がサンプルを公開しているので、それを自分の事業に合わせて直せば作れます。作成にかかるのは1時間程度です。

規程を作るだけでなく、それに従って運用することが要件です。訂正や削除の手順を決めて、実際にそのとおりに動かします。

タイムスタンプという方法もある

ほかにタイムスタンプを付与する方法や、訂正・削除の履歴が残るシステムで授受・保存する方法があります。

会計ソフトやクラウドストレージにこの機能が付いていることがあります。すでに使っているサービスの機能を確認してみてください。

新しく契約する必要はありません。規程で足りる以上、費用対効果で選べば十分です。

ディスプレイとプリンタを備え付ける

保存したデータを画面や書面で見られる状態にしておくことも要件です。

パソコンとプリンタがあれば満たせます。特別な準備は要りません。

税務調査のときに、その場で表示して見せられることが求められます。クラウドに置いている場合は、すぐ開ける状態にしておきます。

税務調査のときに、その場で表示して見せられることが求められます。クラウドに置いている場合は、すぐ開ける状態にしておきます。

出典： 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

検索要件はファイル名で満たせる

日付・金額・取引先で探せることが要件です。専用システムは要りません。

規則的なファイル名を付ける

データのファイル名に日付・金額・取引先を規則的に入れて特定のフォルダに集める方法があります。

「20240331_110000_株式会社◯◯.pdf」という形にして、一つのフォルダに入れておきます。フォルダの検索機能がそのまま使えます。

国税庁の資料でもこの方法が例示されています。追加の費用はゼロです。

索引簿を作る方法もある

表計算ソフトで連番・日付・金額・取引先を並べた索引簿を作る方法もあります。

ファイル名を変える手間をかけたくない場合はこちらです。国税庁がサンプルを公開しています。

件数が多い事業ではこちらのほうが管理しやすいこともあります。どちらか自分に合うほうで構いません。

ダウンロードの求めには応じる

どちらの方法でも、税務調査のときにデータの提出を求められたら応じる必要があります。

求めがあったのに出せないと、要件を満たしていないことになります。すぐ取り出せる場所に置いておいてください。

外付けドライブに退避させて普段は外している、といった運用は避けたほうが安全です。

外付けドライブに退避させて普段は外している、といった運用は避けたほうが安全です。

出典： 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

検索要件が不要になる場合

小規模な事業者には、検索要件そのものが免除される道があります。

前々年の売上高が5,000万円以下

個人事業主なら前々年の売上高が5,000万円以下であれば検索機能の確保は不要です。

法人の場合は前々事業年度で判定します。多くの個人事業主はこの基準に収まります。

ただしこの場合でも、税務調査の際にダウンロードの求めに応じられる状態にしておく必要があります。

書面を整理して提示できる場合も不要

データを出力した書面を取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理して提示できるなら、やはり検索要件は不要です。

印刷して日付順・取引先順にファイリングしておく形です。売上規模にかかわらず使えます。

紙のファイルを作る手間はかかりますが、これまで紙で管理してきた人にはなじみやすい方法です。

それでもデータの保存自体は必要

検索要件が免除されても、データそのものを保存する義務はなくなりません。

紙に印刷したから元のデータを消してよい、ということにはなりません。ここを取り違えている人が少なくありません。

改ざん防止の措置も引き続き必要です。免除されるのは検索の要件だけです。

猶予措置が使えるとき

要件を満たせない場合の受け皿があります。ただし無条件ではありません。

相当の理由があれば適用される

要件どおりに保存できなかったことについて相当の理由がある場合に、猶予措置の適用を受けられます。

システムなどの整備が間に合わない場合など、原則的なルールに従って保存するための環境が整っていない事情があるときが該当します。

この場合、データを保存しておき、税務調査の際にダウンロードの求めと書面の提示に応じられれば足ります。

やらないだけでは相当の理由にならない

整備が整っているのに保存していない場合は、相当の理由があるとは認められません。

資金繰りや人手不足といった特段の事情がなく、単に対応していないだけなら猶予措置は使えません。

面倒だから放置している、という状態は救われないということです。

恒久的な措置ではあるが頼らない

猶予措置に期限は設けられていませんが、相当の理由がなくなれば使えなくなります。

環境が整った時点で原則のルールに戻ることになります。いつまでも猶予に依存する設計は避けてください。

ファイル名を付けるだけで要件を満たせるのですから、最初から原則で対応するほうが結局は楽です。

ファイル名を付けるだけで要件を満たせるのですから、最初から原則で対応するほうが結局は楽です。

出典： 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

優良な電子帳簿と65万円控除

任意の区分ですが、こちらは使うと得になります。

65万円控除の要件のひとつ

青色申告特別控除65万円は、e-Taxによる電子申告か優良な電子帳簿の保存のどちらかで満たせます。

e-Taxで申告するほうが手軽なので、多くの人はそちらを選びます。どちらか一方でよく、両方は必要ありません。

すでにe-Taxで申告しているなら、優良な電子帳簿にする必要はありません。

届出書を事前に出す

優良な電子帳簿として扱ってもらうには、あらかじめ届出書を提出します。

適用を受けようとする年分の確定申告期限までに出す必要があります。後から遡ることはできません。

訂正削除の履歴が残ることや、相互関連性の確保、検索機能の確保といった要件もあります。会計ソフトが対応しているかを確認してください。

過少申告加算税が軽減される

優良な電子帳簿を保存していると、申告漏れがあった場合の過少申告加算税が軽減されます。

こちらも届出が前提です。適正に記帳している事業者への手当という位置づけです。

e-Taxで65万円控除を取っている人にとっては、この軽減が優良な電子帳簿を選ぶ唯一の実益になります。

e-Taxで65万円控除を取っている人にとっては、この軽減が優良な電子帳簿を選ぶ唯一の実益になります。

出典： 国税庁 タックスアンサー No.2070 青色申告制度

今日から始める手順

やることは4つだけです。半日あれば整います。

保存用のフォルダを一つ作る

まず電子取引データを集める専用のフォルダを一つ作ります。

年ごとにサブフォルダを分けると後で探しやすくなります。パソコンでもクラウドでも構いません。

バックアップが取れる場所を選んでください。データを失うと保存義務を果たせなくなります。

事務処理規程を用意する

国税庁のサンプルをもとに、改ざん防止のための事務処理規程を作って保管します。

自分の氏名と屋号、訂正削除の手順を書き換えるだけで完成します。印刷して保管しておけば十分です。

作ったら、実際にその手順で運用します。規程だけあって守っていない状態では意味がありません。

ファイル名の付け方を決める

受け取ったデータを日付_金額_取引先の形でリネームして保存する習慣にします。

月末にまとめてやると溜まって面倒になります。受け取ったその場でリネームして所定のフォルダに入れる流れが続けやすくなります。

前々年の売上が5,000万円以下なら検索要件は不要ですが、探しやすさのためにやっておく価値はあります。

前々年の売上が5,000万円以下なら検索要件は不要ですが、探しやすさのためにやっておく価値はあります。

出典： 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」

個人事業主の電子帳簿保存法に関するよくある質問

実務へ落とし込むときに、相談として多く寄せられる論点をまとめます。

個人事業主も対象ですか？

義務なのは電子取引データの保存だけです。

対象です。申告所得税に関して帳簿・書類を保存する義務のある人が対象なので、青色申告か白色申告かを問わず含まれます。ただし義務なのは電子取引データの保存だけで、帳簿の電子保存やスキャナ保存は任意です。

紙の請求書もスキャンが必要ですか？

紙で受け取ったものは紙のまま保管でよいです。

必要ありません。対象はあくまでデータでやりとりしたものだけです。郵送や手渡しで受け取った紙の請求書は、紙のまま保管して構いません。スキャナ保存は任意の制度で、紙を捨てたい場合にだけ使います。

専用のシステムは必要ですか？

システムなしで規程とファイル名で満たせます。

必要ありません。改ざん防止は事務処理規程を定めて守ることで満たせます。検索要件はファイル名に日付・金額・取引先を入れるか、表計算ソフトで索引簿を作れば足ります。どちらも費用はかかりません。

印刷して保管すればデータは消してもいいですか？

データそのものの保存義務は残ります。

消してはいけません。電子取引データはデータのまま保存する義務があります。書面を日付や取引先ごとに整理して提示できる場合に免除されるのは検索要件だけで、データそのものの保存義務は残ります。

検索要件が不要になる条件は何ですか？

前々年の売上高が5,000万円以下なら不要です。

個人事業主なら前々年の売上高が5,000万円以下であれば不要です。または、データを出力した書面を取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理して提示できる場合も不要です。ただしダウンロードの求めには応じる必要があります。

一部が書面でしか残っていない場合はどうなりますか？

その事実のみで直ちに承認が取り消されるものではありません。

国税庁は、電子データが適正に保存されず出力した書面のみが保存されているものがあったとしても、そのような事実のみをもって直ちに青色申告の承認が取り消されたり金銭の支出がなかったと判断されたりするものではないとしています。ただし保存義務がなくなるわけではありません。